Pardavimų operacijų agentai pasiūlymų-apmokėjimų ir CPQ procesuose

Šiuolaikiniuose B2B pardavimuose sandorių perkėlimas nuo pasiūlymo iki užsakymo priėmimo (dažnai vadinamas pasiūlymo-iki-apmokėjimo procesu) apima daugelį žingsnių – produkto konfigūravimą, kainodaros nustatymą, patvirtinimus, sutarčių valdymą ir apmokėjimą. Tradiciškai šie žingsniai reikalauja varginančio rankinio darbo. Pardavimų komandos ruošia pasiūlymus skaičiuoklėse, recenzentai tikrina nuolaidas ir maržas, o sutartys ir sąskaitos tvarkomos atskirose sistemose. Labai dažnai tai sukelia kliūtis: sandoriai stringa, kol pasiūlymai laukia eilėse patvirtinimo, klaidos persiduoda iš vienos sistemos į kitą, o pardavėjai gaišta valandas administraciniam darbui, užuot pardavę.

Pardavimų operacijų agentai – programinės įrangos įrankiai arba DI asistentai – atsiranda, siekiant supaprastinti pasiūlymo-iki-apmokėjimo darbo eigą. Šie agentai automatizuoja pasiūlymų sudarymą, įdiegia kainodaros taisykles, nukreipia patvirtinimus ir koordinuoja sandorį per jūsų technologijų paketą, nuo CRM iki Konfigūravimo-Kainodaros-Pasiūlymo (CPQ) sistemų, sutarčių ir atsiskaitymo sistemų. Šiame straipsnyje paaiškinama, kaip šie įrankiai veikia, kaip jie sujungia CRM, CPQ, Sutarčių gyvavimo ciklo valdymo (CLM) ir atsiskaitymo sistemas, ir kaip jie užtikrina atitiktį ir nuolaidų politiką. Taip pat aptarsime, kaip išmatuoti jų poveikį (ciklo laiką, klaidų rodiklius, pardavėjo pardavimo laiką) ir kaip juos diegti skirtingo sudėtingumo produktams. Galiausiai, apžvelgsime esamus DI valdomus sprendimus ir pasiūlysime, kur naujoviški įrankiai gali užpildyti likusias spragas.

Kaip agentai sudaro pasiūlymus ir užtikrina tikslumą

Bet kokio pardavimo proceso pagrindas yra pasiūlymas – dokumentas, kuriame nurodomi produktai, kainos, nuolaidos ir sąlygos. Tradiciškai pardavimo atstovai arba sandorių asistentai kruopščiai sudaro kiekvieną pasiūlymą, dažnai kopijuodami produktų kodus, taikydami nuolaidas ir eksportuodami į PDF. Šis rankinis darbas yra lėtas ir linkęs klysti. Tiesą sakant, vienas tyrimas rodo, kad net geriausi pardavimo atstovai pardavimui skiria tik ~22% savo laiko, o didelė dalis jų dienos praleidžiama administraciniam darbui, tokiems kaip pasiūlymų rengimas ir patvirtinimai (www.simplus.com) (www.simplus.com). Pavyzdžiui, „geriausieji“ atstovai gali išsiųsti daugiau nei 26 pasiūlymus per savaitę (www.simplus.com), o rankinis kiekvieno rengimas (dažnai užtrunkantis valandas) palieka mažai laiko bendravimui su klientais.

Pardavimų operacijų agentai sprendžia šią problemą automatizuodami pasiūlymų kūrimą. Jie tiesiogiai jungiasi prie produktų katalogo ir kainodaros variklio (paprastai CPQ sistemoje arba kartu su ja), kad galėtų automatiškai užpildyti pasiūlymus. Pavyzdžiui, DI valdomas pasiūlymų asistentas gali gauti paprastą teksto ar balso užklausą, pvz., „Pasiūlymas 200 vienetų su 10% nuolaida“, ir sugeneruoti pasiūlymą atstovui (www.salesforce.com) (www.salesforce.com). Agentas naudoja įmonės produktų taisykles ir kainodaros logiką. Jis pasirenka tinkamus SKU, įdiegia paketų taisykles, taiko sąrašo kainas ir patvirtintas nuolaidas bei formatuoja dokumentą. Tai pašalina poreikį atstovams perjunginėti įrankius ar jaudintis dėl trūkstamos prekės.

Poveikis greičiui gali būti dramatiškas. Vienas atvejo tyrimas pranešė, kad pasiūlymų generavimo laikas buvo sutrumpintas nuo daugiau nei 3 valandų iki vos mažiau nei 2 minučių, naudojant DI automatinio pasiūlymų sudarymo sprendimą (concurrency.com). Panašiai, naujoji „Salesforce“ Agentforce (Revenue Cloud DI) žada „tiksliai sukurti pasiūlymus per kelias sekundes“, naudojant natūralios kalbos raginimus (www.salesforce.com). Automatizuodami konfigūraciją ir kainodarą, agentai gali pasiekti daug greitesnį pasiūlymų sudarymą. Rezultatas yra tas, kad kitas pasiūlymas atsiduria ant kliento stalo per kelias minutes, o ne dienas, išlaikant pardavimų pagreitį.

Be greičio, automatizavimas žymiai pagerina pasiūlymų tikslumą. Rankinis pasiūlymų sudarymas savaime lemia žmogiškąsias klaidas: neteisingus detalių numerius, pasibaigusias kainas, nesuderinamus produktų paketus ar formos klaidas. Vienoje pramonės ataskaitoje pažymima, kad 10–25% išduotų pasiūlymų turi bent vieną klaidą (conga.com) naudojant tradicinius procesus. Šiuolaikiniai CPQ įrankiai (dažnai patobulinti DI) naudoja integruotas taisykles ir apribojimus, kad išvengtų šių klaidų. Pavyzdžiui, CPQ sistema gali automatiškai įdiegti galiojančius produktų derinius ir kainų lygius, todėl „neteisingi produktai, neteisinga kainodara, rašybos klaidos ir t.t.“ yra praktiškai pašalinami (conga.com). Praktikoje tai reiškia, kad pardavimų agentams nebereikia dukart tikrinti kiekvieno pasiūlymo – programinė įranga realiuoju laiku aptinka nesuderinamumus ir pasenusius duomenis.

Patvirtinimų ir sandorių koordinavimo automatizavimas

Net po to, kai pasiūlymas yra parengtas, dauguma organizacijų turi patvirtinimo politikas ir nuolaidų limitus, kuriuos reikia įvykdyti prieš išsiunčiant pasiūlymą. Tradiciškai pasiūlymas gulėtų kažkieno gautuosiuose, laukdamas vadovo ar finansų skyriaus patvirtinimo, pridedant dienų vėlavimo. Pardavimų operacijų agentai tai pakeičia, įdiegdami kainodaros taisykles ir patvirtinimo logiką į darbo eigą. Jie programiškai įdiegia įmonės politiką.

Pavyzdžiui, jei pasiūlymas atitinka iš anksto patvirtintus nuolaidų lygius, agentas gali jį automatiškai prastumti. Priešingu atveju, jis eskaluoja sandorį ir renka leidimus. Vienas praktikas pažymi, kad agentas, taikantis kainodaros taisykles, „nedelsiant tęstų“ sandorius, kurie neviršija ribos, ir tik eskaluotų tuos, kurie ją viršija (arisegtm.com). Kitaip tariant, atitinkantys sandoriai visiškai praleidžia eilę. Tai labai pagreitina ciklo laiką daugumai pasiūlymų, tuo pačiu išlaikant griežtą kontrolę išimtinėms situacijoms.

Agentai taip pat gali pridėti dinaminę, kontekstą suprantančią logiką prie patvirtinimų. Skirtingai nei statinės taisyklės (pvz., „didesnei nei 20% nuolaidai reikalingas VP patvirtinimas“), DI valdomi agentai gali atsižvelgti į daugelį veiksnių vienu metu. Jie gali sverti sandorio dydį, produktų asortimentą, kliento rizikos profilį ir net skubumą. Pavyzdžiui, 25% nuolaida gali būti greitai automatiškai patvirtinta, jei ji skirta dideliam ilgalaikiam įsipareigojimui, tačiau vis tiek gali prireikti peržiūros, jei tai mažas, mažos maržos sandoris (blog.segment8.com) (arisegtm.com). Pateikdami visą sandorio kontekstą ir pagrindimą, agentai palengvina patvirtintojo darbą. Patvirtintojai gauna pagrindinių problemų (produkto, maržos, kliento istorijos) santrauką, o ne neapdorotas formas, drastiškai sutrumpindami peržiūros laiką (arisegtm.com). Kai kurie tiekėjai netgi palaiko lygiagretų nukreipimą: jei reikalingi ir pardavimų, ir finansų patvirtinimai, agentas gali juos išsiųsti vienu metu, užuot privertęs laukti nuoseklioje eilėje, veiksmingai perpus sumažindamas laukimo laiką sandoriams, kuriems reikalingi keli patvirtinimai (arisegtm.com).

Kai pasiūlymas patvirtinamas ir priimamas kliento, agentas gali toliau vesti sandorį per likusius pasiūlymo-iki-apmokėjimo etapus. Jis gali automatiškai perkelti patvirtintą konfigūraciją į sutarčių sistemą (žr. kitą skyrių), inicijuoti užsakymo kūrimą atsiskaitymo ar ERP sistemoje ir netgi signalizuoti finansų komandai, kad galima surinkti pinigus. Trumpai tariant, agentas palaiko sandorio eigą „užkulisiuose“, kad nė vienas žingsnis nebūtų pamirštas ar atidėtas.

Integracija: CRM, CPQ, CLM ir atsiskaitymas

Pardavimų operacijų agentai, kad atliktų savo darbą, turi prisijungti prie kelių sistemų pajamų technologijų pakete. Praktiškai tai reiškia CRM (Ryšių su klientais valdymas) programinės įrangos susiejimą su CPQ įrankiais, tada su CLM (Sutarčių gyvavimo ciklo valdymas) ir atsiskaitymo/ERP sistemomis. Be šių integracijų komandos gaišta valandas eksportuodamos ir derindamos duomenis tarp skaičiuoklių ir programėlių – klasikinė kliūtis.

Dauguma šiuolaikinių sprendimų siūlo integracijos platformas arba jungtis. Pavyzdžiui, viena Pasiūlymo-iki-apmokėjimo agentų platforma gali pasigirti daugiau nei 500 iš anksto paruoštų jungčių, kurios per kelias minutes susieja jūsų CRM, CPQ, ERP, atsiskaitymo ir sutarčių sistemas (www.putitforward.com). Joje išvardyti adapteriai, skirti „Salesforce“ (CRM/CPQ), „NetSuite“ (ERP), SAP, „Oracle“, „HubSpot“, „Zuora“ (atsiskaitymas) ir kitoms sistemoms (www.putitforward.com). Prisijungus, agentas nuolat sinchronizuoja pagrindinius duomenis – produktų kodus, kainodaros lygius, klientų ID, sutarčių sąlygas – tarp sistemų. Šis integracijos sluoksnis taip pat anksti aptinka ir ištaiso duomenų kokybės problemas (pvz., neatitinkančius produktų kodus), kad klaidos neplisti toliau (www.putitforward.com).

Glaudžiai integruota darbo eiga reiškia, kad kai pasiūlymas yra sugeneruojamas, visi vėlesni etapai vyksta automatiškai. Patvirtintos kainos ir prekės perkeliamos į sutarčių sudarymo įrankį (CLM), pašalinant pakartotinį duomenų įvedimą. Pavyzdžiui, CPQ gali tiesiogiai įterpti kainodaros duomenis ir sąlygas į sutarties šabloną „Conga CLM“ arba „DocuSign CLM“ (www.business-software.com). Pasirašius sutartį, agentas gali inicijuoti atsiskaitymą, siunčiant užsakymo detales į sąskaitų išrašymo sistemą. Šis „be rankos paspaudimo“ srautas drastiškai sumažina rankinius perdavimus ir užtikrina greitą bei be klaidų užsakymo-iki-apmokėjimo perėjimą. Vienu atveju, įdiegus tokią koordinaciją, užsakymo-iki-sąskaitos laikas sutrumpėjo nuo 14 dienų iki 7,7 dienų (www.putitforward.com). Sujungdami CRM, CPQ, CLM ir atsiskaitymą į vieną nuoseklią grandinę, pardavimų operacijų agentai užbaigia visą ciklą nuo kliento iki pinigų.

Atitikties patikros, nuolaidų ribos ir išimtys

Atitiktis yra kritiškai svarbi viso pasiūlymo-iki-apmokėjimo ciklo metu. Pardavimų operacijų agentas privalo įdiegti ne tik vidaus politiką, bet ir visus išorinius reglamentus (pvz., pramonės standartus, eksporto kontrolę). Kaip nurodo viena analizė, daugelis „pajamų nutekėjimų“ įvyksta prieš pasirašant sutartis – neteisėtos nuolaidos, nenuoseklios sąlygos arba trūkstami patvirtinimai pasiūlymuose (www.business-software.com). Kai sutartis pasirašyta arba sąskaita išsiųsta, šias klaidas labai sunku ištaisyti.

Kad būtų išvengta nutekėjimo, agentai atlieka atitikties patikras kiekvienam pasiūlymui. Jie užtikrina, kad kainos būtų tik iš patvirtintų kainų knygų, kad būtų laikomasi mokesčių ir teisinių reikalavimų, ir kad būtų paisoma bet kokių pramonės specifinių apribojimų (www.business-software.com). Pavyzdžiui, jei tam tikri produktai negali būti parduodami kartu (dėl saugumo ar išskirtinumo taisyklių), agentas tai aptiks, sudarydamas pasiūlymą. Jei biudžeto ar mokėjimo atitiktis yra veiksnys, agentas gali patikrinti kredito sustabdymus arba reikalingus finansinius patvirtinimus. Iš esmės atitikties patikros yra automatizuotos taisyklės, įterptos į pasiūlymų sudarymo procesą. Jos veikia kaip vartai: tik sandoriai, atitinkantys visus kriterijus, gali automatiškai tęstis. Kiti pažymimi.

Dalis atitikties užtikrinimo yra nuolaidų ribos – aiškūs politikos apribojimai, skirti pajamoms apsaugoti. Kiekviena įmonė nustato nuolaidų politiką, tačiau griežtos ar prastai suprojektuotos politikos gali duoti priešingų rezultatų (pavyzdžiui, „Zuma“ istorija, kur griežtos ribos lėmė prarastus sandorius ir 40% ilgesnį pardavimų ciklą (blog.segment8.com)). Šiuolaikiniai pardavimų operacijų agentai padeda įdiegti protingesnes ribas. Vietoj paprastų procentinių apribojimų, jie gali koduoti niuansuotus rėmus. Pavyzdžiui, nuolaidos gali būti automatiškai pritaikomos ilgalaikiams ar didelio kiekio įsipareigojimams, tačiau reikalauti peržiūros, jei nepaisoma jokių standartinių pagrindimų (blog.segment8.com) (blog.segment8.com). Agentas nuosekliai įdiegia šiuos rėmus. Jei pasiūlymo nuolaida viršija iš anksto patvirtintus koridorius, agentas nukreips ją vadovams, nurodydamas, kiek ji viršija limitą.

Išimčių tvarkymas yra būdas, kaip elgiamės su netipinėmis situacijomis. Užuot griežtai blokavęs bet kokią išimtį, geras agentas renka kontekstinius duomenis ir protingai eskaluoja. Pavyzdžiui, jei atstovas prašo 25% nuolaidos mažam sandoriui (viršijančiai įprastą 15% ribą), agentas identifikuoja tikslų taisyklių pažeidimą ir paruošia sandorio foną peržiūrai (arisegtm.com). Jis gali atsiųsti rekomendaciją („Pagal politiką, 20% yra gerai X, bet 25% reikia VP patvirtinimo“) kartu su pasiūlymo detalėmis. Tokiu būdu patvirtintojai gali greitai įvertinti tik šį vieną kintamąjį, užuot iš naujo sudarę visą pasiūlymą. Elgdamiesi su išimtimis kaip su specialiais atvejais su papildoma informacija, agentai išlaiko įprastų sandorių spartą ir griežtą rizikinguosius kontrolę.

Svarbu tai, kad šios sistemos taip pat registruoja kiekvieną sprendimą dėl audito galimybės (www.business-software.com). Kiekvienas kainos pakeitimas, nuolaidos patvirtinimas ir veiksmas yra įrašomas su laiko žymėmis. Tai sukuria visą pėdsaką nuo pasiūlymo iki sutarties ir sąskaitos, o tai yra neįkainojama atitikties peržiūroms ir trikčių šalinimui. Apibendrinant, pardavimų operacijų agentai įdiegia atitiktį ir saugumo ribas į patį pasiūlymų srautą, užkertant kelią pajamų nutekėjimui prieš sudarant sandorius (www.business-software.com) ir užtikrinant, kad rizikingi atvejai būtų tinkamai tvarkomi, o ne paslepiami.

Sėkmės matavimas: ciklo laikas, klaidų rodiklis ir pardavėjo našumas

Norėdamos pagrįsti investicijas į automatizavimą, organizacijos stebi pagrindinius veiklos rodiklius. Trys kritiškai svarbūs KPI yra pasiūlymų ciklo laikas, klaidų rodiklis ir pardavėjo pardavimo laikas (sutaupytas laikas).

• Pasiūlymo ciklo laikas – tai vidutinis laikas nuo pasiūlymo inicijavimo iki pristatymo. Trumpesnis yra geriau. Tyrimai rodo, kad greitesnis pasiūlymų pateikimas tiesiogiai koreliuoja su daugiau laimėtų sandorių (pirkėjai praranda susidomėjimą, jei pasiūlymas vėluoja). Pavyzdžiui, įdiegus CPQ sprendimą, viena įmonė matė, kaip pasiūlymo paruošimo laikas sumažėjo nuo 6,5 dienos iki vos 1 dienos (conga.com) – an 85% pagerėjimas. Kitas DI pasiūlymų įrankis teigia, kad 3 valandų procesas sutrumpėja iki mažiau nei 5 minučių (www.commerceflow.ai), tai yra maždaug 98% laiko sumažinimas. Praktiškai automatizuoti patvirtinimai ir iš anksto paruošti šablonai gali sutrumpinti tipinį dviejų ar trijų dienų patvirtinimo ciklą iki kelių minučių standartiniams sandoriams (arisegtm.com) (www.putitforward.com). Ciklo laiko pagreitinimas ne tik paspartina pajamas, bet ir padidina klientų pasitenkinimą (pirmieji reagavę laimi ~50% daugiau sandorių (www.driveworks.co.uk)).

• Pasiūlymų klaidų rodiklis – tai procentas pasiūlymų, išsiųstų su klaidomis (neteisingos kainos, produktai, sąlygos ir t.t.). Didelis klaidų rodiklis reiškia papildomą darbą, klientų nusivylimą ir atsiskaitymo ginčus. Be automatizavimo, klaidų rodikliai gali būti stulbinantys: vienas CPM programinės įrangos tiekėjas praneša, kad 10–25% naujų pasiūlymų turi klaidų (conga.com). Įdiegus CPQ ir patvirtinimą, klientai dažnai sumažina šį rodiklį iki beveik nulio. Pavyzdžiui, vienas gamintojas praktiškai pašalino visas kainodaros ir konfigūracijos klaidas, naudodamas DI valdomą pasiūlymų sistemą (conga.com). Kiekybine prasme, kai kurie koordinavimo agentai reklamuoja 60% kainodaros ir atsiskaitymo klaidų sumažinimą (www.putitforward.com) per pirmuosius du mėnesius. Mažesni klaidų rodikliai taip pat reiškia sklandesnį sutarčių perdavimą ir mažiau vėlesnių pataisymų.

• Pardavėjo pardavimo laikas (gautas) – tai laikas, kurį pardavėjai gali praleisti su klientais, o ne pildydami dokumentus. Jis ne visada matuojamas tiesiogiai, tačiau tai galbūt vertingiausias automatizavimo efektas. Pramonės tyrimai parodė, kad pardavimo atstovai pardavimo veiklai skiria tik ~22% savo laiko – likusį laiką užima administracinis darbas, pvz., pasiūlymų rengimas, patvirtinimai, kelionės ir t.t. (www.simplus.com) (www.simplus.com). Jei pasiūlymų rengimas automatizuojamas nuo valandų iki minučių, atstovas gali susigrąžinti daug valandų per savaitę. Iliustruodami, įsivaizduokime, kad vidutinis atstovas kas savaitę sugeneruoja 26 pasiūlymus (www.simplus.com). Jei kiekvieno pasiūlymo parengimas paspartinamas viena valanda ar daugiau, atstovas atgauna dešimtis valandų, kurias gali skirti potencialiems klientams ir deryboms. Vienas klientas pranešė, kad jų pasiūlymų automatizavimas lėmė 35% pardavimų srauto greičio padidėjimą, nes atstovai daugiau laiko skyrė sandorių stūmimui į priekį (arisegtm.com) (www.putitforward.com). Iš esmės, bet koks vieno pasiūlymo efektyvumas persikelia į visą atstovo verslo sritį. Laikui bėgant, tai gali lemti didesnį laimėtų sandorių skaičių: „Conga/Conga“ pranešė, kad produktų ir paslaugų sujungimas į vieną pasiūlymą („viena sutartis vietoj trijų“) ne tik supaprastina administravimą, bet ir padidino laimėtų sandorių skaičių, nes įmonė atrodo operatyvesnė (mgiresearch.com).

Kiti dažnai stebimi KPI apima patvirtinimo atsakymo laiką (kaip greitai patvirtinamos nuolaidos), nuolaidų panaudojimą (faktinės ir maksimaliai leistinos nuolaidos) ir pardavimų srauto nutekėjimą. Šiems rodikliams stebėti realiuoju laiku naudojami CPQ analizės arba BI įrankių prietaisų skydeliai. Jei metrika nepagerėja, tai dažnai signalizuoja apie poreikį koreguoti agento taisykles arba spręsti duomenų integracijos problemas.

Diegimas pagal produkto sudėtingumą

Ne visi pasiūlymai yra vienodai sudėtingi. Pagrindinė strategija yra palaipsniui diegti agentus pagal produktų sudėtingumo lygmenis.

• Paprasti produktai: tai yra standartiniai produktai ar paslaugos su minimalia konfigūracija arba visai be jos (pvz., standartinė programinės įrangos prenumerata, firminė prekė su fiksuotomis galimybėmis). Pasiūlymai čia gali turėti tik kelias eilutes. Tai yra lengviausias laimėjimas: pirmiausia sukurkite pagrindinį agentą arba CPQ srautą šiems sandoriams. Pavyzdžiui, nustatykite automatinį patvirtinimą įprastiems užsakymams, neviršijantiems tam tikros ribos, ir automatizuokite standartinių sutarčių generavimą. Privalumai yra tiesioginiai: net ir be gilių taisyklių, tiesiog pakeitus skaičiuokles pasiūlymų vartotojo sąsaja, ciklo laikas gali sumažėti 60–85% (conga.com). Kadangi produktų taisyklės yra paprastos, agento logika yra nesudėtinga.

• Vidutinio sudėtingumo: čia produktai gali būti sujungiami į paketus arba pritaikomi ribotu būdu, ir galbūt kelios papildomos paslaugos (pvz., techninė įranga + palaikymas). Konfigūracijos apima kai kurias taisykles, tačiau vis dar yra santykinai apibrėžtos. Šiame lygmenyje agentams reikia daugiau intelekto: jie turi užtikrinti suderinamumą (pvz., negalite įdėti to komponento į mažą pakuotę) ir rekomenduoti numatytuosius paketus. Matome, kad CPQ sprendimai yra sukurti būtent šiems tikslams: jie veda atstovus per katalogus ir priskiria įprastas paslaugas. Dažnai pradedama nuo bandomojo projekto su didelio kiekio produktų šeimomis. Integracija su CLM tampa svarbi, nes supakuoti sandoriai dažnai apjungia sąlygas. Šiame etape aktyvuojamos nuolaidų ribos: agentas turėtų taikyti kontekstą atitinkančias taisykles (pvz., ilgalaikes nuolaidas), o ne fiksuotus tarifus.

• Didelio sudėtingumo: tai apima inžinerinius sprendimus pagal užsakymą (pvz., pramoninė įranga, integruota programinė įranga + paslaugos, individuali klientų kainodara). Pagalvokite apie dešimtis tūkstančių SKU, daugelio valiutų kainodarą, dešimtis galimų konfigūracijų vienam elementui (mgiresearch.com) (mgiresearch.com). Tokiais atvejais reikalinga visavertė CPQ (galbūt su CAD/PLM integracija), o agentas tampa labiau gidu, nei vieno paspaudimo sprendimu. Diegimas šiame lygyje dažnai yra laipsniškas. Vienas požiūris yra pirmiausia tvarkyti inicijavimo ir pasiūlymo parengimo pusę: leisti agentui tarnauti kaip ekspertui asistentui, kuris tikrina kiekvieną inžinerinį pasiūlymą, pažymi trūkstamas sąlygas ir surenka sutarčių projektus. Laikui bėgant, didėjant pasitikėjimui, daugiau žingsnių (pvz., automatizuoti kainodaros modeliai ar atnaujinimai) gali būti automatizuoti. Visais atvejais sėkmės rodikliai keičiasi: įmonės, turinčios sudėtingus pasiūlymus, dažnai mato investicijų grąžą, išreikštą didesnėmis maržomis (viename pranešime minimos 27% didesnės maržos, tinkamai parduodant didelės maržos paslaugų paketus (mgiresearch.com)) ir greitesniu daugelio eilučių sandorių sudarymu.

Apibendrinant, diegimo planas yra pradėti nuo paprastesnių sandorių, kad būtų įrodytas koncepcijos veiksmingumas, tada pereiti prie sudėtingesnių, kai integracija ir politikos logika bus patikimos. Šis daugiapakopis metodas padeda komandai mokytis ir koreguoti agento žinias, nerizikuojant dideliais sandoriais per anksti.

Esami sprendimai ir DI įrankiai

Geros naujienos yra tai, kad atsiranda daug įrankių ir platformų, siūlančių šias galimybes. Jos svyruoja nuo CPQ priedų iki visapusiškų DI valdomų koordinavimo sistemų. Štai keli reprezentatyvūs pavyzdžiai:

• Salesforce Agentforce (Revenue Cloud DI) – Naujas „Salesforce“ pasiūlymas, integruojantis generatyvinį DI į „Revenue Cloud“ (paketą, apimantį „Salesforce CPQ“ ir atsiskaitymą). Jis leidžia atstovams kurti ar atnaujinti pasiūlymus natūralia kalba „Salesforce“ ar „Slack“ platformose. Kaip minėta, „Agentforce“ žada „sukurti tikslius pasiūlymus per kelias sekundes“, automatiškai parenkant produktus, kainodaros duomenis ir nuolaidas pagal jūsų produktų katalogą ir taisykles (www.salesforce.com) (www.salesforce.com). Ji taip pat palaiko pokalbių papildymus (pridėti elementų ar keisti sąlygas per pokalbį) ir greitą pasiūlymų PDF generavimą. Ankstyvos ataskaitos rodo, kad pasiūlymų rengimo laikas sutrumpėja ~75%, o rankinės užduotys – ~87% (www.linkedin.com). „Agentforce“ vis dar optimizuota „Salesforce“ ekosistemai, tačiau ji puikiai iliustruoja, kaip dideli CRM tiekėjai įdiegia DI agentus į CPQ.

• Conga CPQ (buvęs Apttus) – brandi CPQ/CLM sistema, dabar integruojanti DI analizę. Ji sprendžia sudėtingus pasiūlymų sudarymo ir komplektavimo klausimus. „Conga“ gali integruoti pasiūlymų rengimą su sutarčių kūrimu, kad, pavyzdžiui, pridėjus prenumeratą prie pasiūlymo, sutartyje automatiškai užpildoma atitinkama teisinė kalba (mgiresearch.com). Jos klientai pastebėjo didesnį laimėtų sandorių skaičių, išduodami vieną pasiūlymą-sutartį komplektuotiems sandoriams, o ne kelis dokumentus (mgiresearch.com). „Conga“ taip pat teikia prietaisų skydelius, skirtus stebėti aukščiau aptartus rodiklius (www.business-software.com).

• AgentCPQ by SympleTech – specializuota DI-CPQ platforma su pokalbių sąsaja. Pardavėjai gali sugeneruoti pasiūlymus „per 30 sekundžių ar greičiau“, naudodami natūralią kalbą (www.sympletechsolutions.com). Ji didžiuojasi „protinga kainodara“ su DI patvirtinimu ir integruotomis apsaugos priemonėmis, siekiant pašalinti kainodaros klaidas (www.sympletechsolutions.com). „AgentCPQ“ gali sujungti produktus į paketus ir tvarkyti patvirtinimus per taisyklėmis pagrįstas darbo eigas, visa tai per pokalbių vartotojo sąsają (www.sympletechsolutions.com) (www.sympletechsolutions.com). Ji taip pat reklamuoja sklandžią CRM integraciją. Tokie sprendimai yra sukurti „agentui pirma“, tai reiškia, kad atstovas sąveikauja su DI kaip vartotojo sąsaja, kuri tada atnaujina CPQ sistemą.

• CommerceFlow SalesPulse – DI agentas, skirtas platintojams ir gamintojams. Jos SalesPulse teigia, kad RFQ (prašymą pateikti pasiūlymą) paverčia oficialiu pasiūlymu per kelias minutes: „3 valandos → 5 minutės“ vienoje skaidrėje (www.commerceflow.ai). „CommerceFlow“ pabrėžia didelių katalogų tvarkymą (daugiau nei 100M atributų) ir duomenų valymą siekiant tikslumo (www.commerceflow.ai). Ji taip pat apima RevPulse agentą pajamų nutekėjimams (pvz., praleistiems atnaujinimo pardavimams) rasti. „CommerceFlow“ metodas naudoja specializuotą DI katalogams tvarkyti ir pasiūlymams administruoti dideliu mastu, ypač B2B sudėtingumo aplinkoje, kur vartotojų DI nepavyksta.

• Concurrency Auto-Quoting – Konsultacinės įmonės atvejo studijos profilis rodo, kaip pramoninis platintojas naudoja DI, kad nuskaitytų gaunamus pasiūlymų el. laiškus ir automatiškai generuotų pasiūlymų projektus „Dynamics 365 CRM“ sistemoje. Sistema sumažino pasiūlymų paruošimo laiką nuo 3+ valandų iki mažiau nei 2 minučių (concurrency.com). Ši integracija panaudojo „Azure OpenAI“ ir CRM trigerius. Pranešamas rezultatas buvo 336 tūkst. USD pajamų padidėjimas, užfiksuojant sandorius, kurie būtų buvę prarasti lėtesniems konkurentams (concurrency.com).

• 41Labs AI Quote Automation – Tiekėjo pranešimas teigia, kad 3 valandų pasiūlymai paverčiami 5 minučių pasiūlymais, naudojant DI, kuri supranta jūsų produktus, kainodaros taisykles ir klientų istoriją. Jie giriasi 95% laiko sumažinimu ir 90% mažiau klaidų. Nors vis dar ankstyvosiose stadijose, tai pabrėžia judėjimą link specializuotų DI įrankių pasiūlymų rengimui.

Be grynųjų DI įrankių, daugelis CPQ ir atsiskaitymo platformų („Salesforce CPQ“, SAP CPQ, „Oracle CPQ“, „Zuora Billing“ ir t.t.) turi integruotas automatizavimo funkcijas (darbo eigos taisyklės, išplėstiniai patvirtinimai), kurios gali imituoti kai kuriuos iš šių privalumų. Tačiau pagrindinis skirtumas su agentais dažnai yra mašininis mokymasis ir tarp-sisteminė koordinacija.

Apibendrinant, egzistuoja keletas sprendimų, kurie gali automatiškai sudaryti pasiūlymus, patvirtinti kainodarą ir įdiegti patvirtinimus. Tai apima nišines startuoles („AgentCPQ“, „CommerceFlow“) ir pagrindinių sistemų funkcijas („Salesforce Agentforce“, „Conga CPQ“). Rinka sparčiai vystosi, nes DI vis labiau įsitvirtina pajamų operacijose.

Rinkos spragos ir naujos kartos sprendimai

Nepaisant pažangos, spragų vis dar yra. Daugelis esamų CPQ įrankių vis dar reikalauja didelio IT palaikymo verslo taisyklėms koduoti. Bendriesiems LLM pagrindu veikiantiems pokalbių robotams trūksta gilios integracijos ir apsaugos priemonių, reikalingų įmonių finansams. Kai kurie agentai puikiai tinka pasiūlymams rengti, bet nevisiškai tvarko sutartis ir atsiskaitymus. Kiti gerai integruoja duomenis, bet remiasi statinėmis, žmogaus parašytomis taisyklėmis, be realaus mokymosi iš rezultatų.

Pavyzdžiui, dažnas skundas yra tas, kad CRM ir CPQ sistemos vis dar „veikia atskirose skaičiuoklėse“ (www.putitforward.com), nebent naudojamas atskiras koordinavimo sluoksnis. Yra vietos labiau vieningai agentinei platformai, kuri spontaniškai koordinuotų sandorius nuo pradžios iki pabaigos. „Put It Forward“ tai vadina „agentiniu DI koordinavimu“ – iš esmės, sistema, kuri sujungia DI agentus, duomenis ir automatizavimo įrankius visoje darbo eigoje (www.putitforward.com). Tokia platforma leistų bet kuriam kvalifikuotam vartotojui ištaisyti procesą pokalbio metu, susiejant sprendimus ir veiksmus visose CRM, sutarčių ir ERP sistemose be kodo rašymo.

Kita spraga yra paaiškinamumas ir pasitikėjimas. Tikra pardavimų politikos atitiktis reikalauja ne tik technologijų, bet ir audito reikalavimus atitinkančio dizaino. Agentai turi išlaikyti žmones kontrolėje (su „žmogaus įsitraukimo“ perrašymais) ir generuoti skaidrius žurnalus. Tokie įrankiai kaip „Put It Forward“ pabrėžia „Kodėl-žurnalų“ ir visų audito pėdsakų poreikį (www.putitforward.com). Daugelis pirmosios kartos DI asistentų dar nesiūlo tokio valdymo lygio pagal numatytuosius nustatymus – tai galimybė naujiems sprendimams, kurie įdiegia atitiktį į DI.

Vartotojo patirties požiūriu, dauguma pasiūlymų sudarymo sprendimų yra arba sunkios įmonės sistemos (CPQ), arba lengvi asistentai (pokalbių robotai). Yra galimybė sukurti pokalbių pardavimų agentą, kuris žinotų domeną. Įsivaizduokite DI pardavimų pagalbininką, kuris veikia „Slack“ ar „Teams“, žino visą jūsų produktų katalogą ir sutarčių biblioteką ir gali aktyviai įspėti atstovus („Ei, šio kliento sutartis baigiasi, ar turėtume paspartinti atnaujinimą?“) arba finansus („Šį mėnesį matome kelis pasiūlymus su 30%+ nuolaidomis – ar yra tendencija?“). Sujungus tai su numatomąja sandorių rizikos analize (kaip „Put It Forward“ demonstruojamas klientų praradimo įvertinimas), gauname labai galingą įrankį.

Atsižvelgiant į šias spragas, perspektyvus sprendimas verslininkams būtų modulinė DI agentų platforma, sukurta specialiai pardavimų procesams. Pagrindinės funkcijos galėtų apimti:

• Tarp-platforminė integracija, kuri lengvai jungiasi prie populiarių CRM, CPQ, ERP ir CLM sistemų be mėnesių individualaus darbo.
• Be-kodo politikos kūrimas, kad verslo vartotojai galėtų išreikšti nuolaidų ribas ir patvirtinimo darbo eigas paprasta kalba ar paprastomis taisyklėmis ir leisti DI jas įdiegti.
• Hibridinis intelektas: leisti agentui automatizuoti įprastinius 80% pasiūlymų, tačiau perduoti 20% išimčių su aiškia sprendimų parama.
• Nuolatinis mokymasis: agentas tobulėja iš faktinių sandorių rezultatų (pvz., mokosi, kurie sandoriai linkę vėluoti, kai atsiranda tam tikri veiksniai).
• Įterptoji analizė: automatiškai generuoja KPI prietaisų skydelius (ciklo laikas, klaidų rodikliai, nuolaidų perteklius), siekiant stebėti efektyvumą.

Jei kas nors sukurtų tokį agentinį, visapusišką pasiūlymo-iki-apmokėjimo asistentą su griežtu valdymu ir lengvu derinimu, tai galėtų transformuoti rinką. Tuo tarpu pardavimų ir pajamų vadovai gali eksperimentuoti su šiandien prieinamais įrankiais, pradėti nuo paprastų produktų linijų ir apibrėžti aiškius KPI. Tinkamai diegiami, pardavimų operacijų agentai gali žymiai sutrumpinti pasiūlymų paruošimo laiką, sumažinti klaidas ir grąžinti pardavėjams didžiąją dalį savaitės pardavimams.

Išvada

Pasiūlymo-iki-apmokėjimo procesas yra subrendęs automatizavimui. Įdiegdamos pardavimų operacijų agentus – ar tai būtų DI valdomi asistentai, ar pažangi programinė įranga – įmonės gali žymiai paspartinti pasiūlymų rengimą, sugriežtinti kainodaros atitiktį ir atlaisvinti pardavimų komandas, kad jos galėtų sutelkti dėmesį į klientus. Agentai sujungia CRM, CPQ, CLM ir atsiskaitymą į vientisą srautą, nuosekliai įdiegia taisykles ir protingai tvarko išimtis. Privalumai yra išmatuojami: trumpesnis pasiūlymų ciklo laikas, mažiau brangių klaidų ir didesnė pardavėjo laiko dalis, skirta pajamų generavimui. Organizacijos turėtų diegti šiuos įrankius etapais (pradedant nuo paprastų produktų ir pereinant prie sudėtingesnių sandorių) ir stebėti pagrindinius rodiklius. Nors rinkoje yra keletas sprendimų, siūlančių dalį šios vizijos (nuo „Salesforce Agentforce“ iki nišinių agentų, tokių kaip „AgentCPQ“ ar „CommerceFlow“), vis dar yra vietos inovacijoms. Ypač intuityvus, tarp-sisteminis DI agentas, kuris mokosi ir įdiegia politiką bet kurioje technologijų sistemoje, užpildytų spragą. Pažangios įmonės ir verslininkai turėtų ištirti galimybę kurti tokius naujos kartos pasiūlymo-iki-apmokėjimo agentus – potenciali nauda pardavimų greičiui ir atitikčiai yra per didelė, kad būtų ignoruojama.